Geltungsbereich Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem RSVP‑Tool, das auf der Website von Fabian Stock betrieben wird. Sie gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer, die das Formular ausfüllen oder auf sonstige Weise mit dem Tool interagieren.

Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlicher: Fabian Stock

E‑Mail:webmaster@batondesign.com

Adresse: Hebbelstr. 52, 50968 Köln

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten E‑Mail‑Adresse.

Welche Daten wir verarbeiten und wofür

Erhobene Daten

• Kontakt‑ und Identifikationsdaten: Vorname, Name, E‑Mail‑Adresse.

• Veranstaltungsbezogene Angaben: Teilnahme‑Status, Anzahl der Gäste, optionale Nachricht.

• Technische Metadaten: IP‑Adresse, Datum und Uhrzeit der Einreichung, User‑Agent, ggf. Referrer.

• Betriebsdaten: Status der Verarbeitung (z. B. PENDING, SENT, ERROR), Anzahl der Versandversuche, Fehlertexte.

Zwecke der Verarbeitung

• Erfassung und Verwaltung von Zusagen und Absagen für die Veranstaltungsplanung.

• Versand von Bestätigungs‑ oder Informationsmails an Teilnehmende (via dem Online Dienstleister Brevo).

• Synchronisation und Backup der Einträge mit Google Sheets und Google Forms oder anderen Diensten zur Auswertung und Archivierung.

• Betriebs‑ und Fehlerüberwachung sowie Nachverfolgung bei Versandproblemen.

• Erfüllung rechtlicher Pflichten und Durchsetzung berechtigter Interessen des Betreibers (z. B. Schutz vor Missbrauch).

Rechtsgrundlagen

• Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, wenn die Einreichung Teil einer Anmeldung ist.

• Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen des Betreibers (z. B. Betrieb, Sicherheit, Betrugsprävention).

• Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, sofern diese vorliegt (z. B. für Marketing‑Mails).

Weitergabe an Dritte und Datenübermittlung

Externe Dienstleister

• E‑Mail‑Versand: Wir nutzen einen externen E‑Mail‑Dienstleister ( Brevo) zum Versand von Bestätigungen. Dafür werden Vorname, E‑Mail, Teilnahme‑Status und Anzahl der Gäste, übermittelt.

• Tabellen/Archivierung: Zur Speicherung und Auswertung können Einträge in Google Sheets oder vergleichbare Dienste übertragen werden.

• Hosting und Betrieb: Technische Dienstleister, die das Hosting der Website oder des Plugins übernehmen, erhalten Zugriff auf Betriebsdaten im Rahmen ihrer Aufgaben.

Übermittlung in Drittländer Wenn Dienstleister außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung nur, wenn geeignete Schutzmaßnahmen bestehen (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln) oder ein anderes rechtliches Übermittlungsinstrument vorliegt. Details teilen wir auf Anfrage mit.

Speicherdauer und Löschung

Speicherfristen

• Einträge in der WordPress‑Datenbank werden standardmäßig bis zur manuellen Löschung oder bis zu einem in der Systemkonfiguration definierten Zeitraum gespeichert.

• Versand‑ und Fehlerlogs werden für die Dauer der Fehlerbehebung und für Audit‑Zwecke aufbewahrt, in der Regel maximal 6 Monate, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen längere Speicherung erfordern.

• Daten in Drittanbieterdiensten werden nach den dort geltenden Löschfristen behandelt; wir bemühen uns um Löschung auf Anfrage.

Löschanfragen Betroffene können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zur Löschung kontaktieren Sie uns bitte unter orga@isabelunddaniel.info.

Von unserer Seite werden alle personenbezogenen Daten, die wir direkt verwalten, spätestens sieben Tage nach dem Ende der Veranstaltung bzw. der Hochzeit vollständig gelöscht; Kopien, die bereits an Drittanbieter (z. B. E‑Mail‑ oder Archivdienste) übermittelt wurden, unterliegen deren Löschfristen und müssen dort separat gelöscht werden.

Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.

• Berichtigung unrichtiger Daten.

• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.

• Widerspruch gegen die Verarbeitung bei berechtigten Interessen.

• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, soweit anwendbar.

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt.

Bitte richten Sie Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte an orga@isabelunddaniel.info.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung bei Übertragung (HTTPS), regelmäßige Backups und Updates. Vollständige Details zu Sicherheitsmaßnahmen geben wir auf Anfrage.

Sicherheit bei Ausfällen und Backup

Um Datenverlust bei Ausfällen zu vermeiden, speichert das System Einreichungen zunächst lokal in der WordPress‑Datenbank. Eine asynchrone Queue versucht wiederholt, Daten an externe Dienste zu senden; bei wiederholtem Fehlschlag werden Einträge markiert und bleiben zur manuellen Nachbearbeitung erhalten.

Cookies und Tracking

Das Tool selbst verwendet keine zwingend erforderlichen Cookies für die Speicherung der Einreichung. Die Website kann jedoch Cookies oder Tracking‑Technologien verwenden, die separat in der Website‑Cookie‑ und Datenschutzerklärung beschrieben werden.

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar. Wesentliche Änderungen werden wir gesondert kommunizieren.